Nella tenuta toscana di Castelfalfi ospitalità di lusso e logistica vanno a braccetto

L’ospitalità luxury individua nella supply chain il nuovo punto di forza per garantire agli ospiti un’esperienza ancora più esclusiva. È il caso della tenuta toscana di Castelfalfi, realtà da sogno che si estende su 2.700 ettari di colline fertili coltivate a vigneti e ulivi e che non si fa mancare un campo da golf da 27 buche – il più grande della Regione - oltre a ville, appartamenti e hotel, tutti raccolti nella magica cornice di un castello medievale e del suo borgo, un tempo sito sacro agli Etruschi. 

Una location dal sapore antico, concepita per promuovere il concetto dell’accoglienza extralusso in chiave sostenibile, come conferma la recente assegnazione delle due Chiavi Michelin: dotata dei comfort più evoluti, la tenuta Castelfalfi è stata ristrutturata rispettando i principi della bioedilizia e, grazie ai consumi contenuti e alle basse emissioni di CO2 nell’ambiente, è tra i pochi ad avere ottenuto il certificato Clima Hotel. Eccellenza strutturale che si affianca all’eccellenza dei suoi prodotti agricoli rigorosamente biologici (tra cui 7 etichette di vino e un pregiato olio ottenuto dalla spremitura delle olive prodotte dalle 10 mila piante autoctone direttamente nel frantoio di proprietà) e all’eccellenza ricettiva che, in un siffatto contesto, non può concepire alcun margine d’errore. 

Qui, in un perfetto equilibrio tra antico e moderno, tra tradizione e innovazione, edifici dalle evocative facciate medievali si alternano a strutture e servizi decisamente contemporanei tra cui le boutique, i ristoranti, la Spa e il nuovo grande spazio eventi in costruzione. E gli ospiti si rilassano tra una degustazione e la caccia al tartufo, tra un’escursione naturalistica e una lezione di cucina. 

Una molteplicità di spazi e di attività esperienziali che richiedono l’ineccepibile gestione di materiali e scorte, coprendo distanze tra strutture, magazzini e depositi. Una complessa organizzazione curata dal personale interno senza che mai l’ospite ne percepisca l’onere. Un compito che, per garantire una gestione ancora più efficace, è stato oggi affidato alla tecnologia. 

Il percorso che ha portato Castelfalfi a tale scelta è iniziato con la consulenza richiesta a Engineering & Consulting di Toyota Material Handling Italia (TMHIT), realtà leader specializzata nel fornire soluzioni logistiche per lo sviluppo di modelli di movimentazione merci di elevata qualità e sicurezza. Dopo la prima fase di consulenza, TMHIT - tramite la divisione Logistics Solutions - ha messo in campo Stesi Srl, solution provider e preferred partner di TMHIT, incaricato di sviluppare una soluzione concreta ed efficiente. L’analisi è partita dal vero problema del cliente: la necessità di sviluppare un nuovo modello logistico che potesse consentirgli di gestire nel modo più efficiente possibile le numerose attività all’interno della tenuta (ristorazione, bar, piscine, eventi, golf…) e i materiali che esse comportano (beverage, attrezzature…), finora depositati senza un’effettiva coerenza né un affidabile sistema di tracciabilità in tanti magazzini, ciascuno caratterizzato da una logistica propria, senza alcuna visione d’insieme. È stata proposta quindi un’analisi dello stato attuale seguita dalla progettazione di un nuovo modello integrato di logistica per l’intera tenuta. 

Il team di lavoro (TMHIT e Stesi) è partito dall’analisi dei flussi di materiale e dalla mappatura di tutte le aree di allocazione per capirne le dimensioni, il numero e il tipo di referenze in esse stoccate. Una volta stabilità la priorità del resort (offrire un servizio eccellente, oltre ogni aspettativa, al livello del contesto e dell’alto livello ricettivo/ristorativo), la soluzione è risultata evidente: erogare un servizio di extralusso è possibile solo dotandosi di un sistema in grado di gestire in modo ottimale la logistica così da governare le grandi quantità di materiali differenti stoccati un po’ ovunque e, parallelamente, risolvere un importante problema di security legato all’elevato valore di alcuni di essi. 

Il progetto di consulenza, seguito dal project leader Marco Troia - group procurement & logistics manager di Castelfalfi, avviato alla fine del 2022, ha consentito di rilevare la presenza di 30 diversi punti di stoccaggio dei materiali e circa 7.400 articoli registrati in anagrafica consegnati in 50 diversi punti di ricevimento merci. È inoltre emerso che, nel corso della stagione, sono stati movimentati circa 3.500 articoli, 1800 dei quali referenze di olio e vino, con 500-600 trasferimenti di materiale al mese. Ancora, gli oltre 1.000 m2 dedicati allo stoccaggio di materiale sono risultati sparsi su circa 8 depositi, con il conseguente impiego di 5 operatori logistici dedicati al trasporto di tale materiale da un luogo all’altro del resort. 

“All’inizio del 2024, una volta avviata la fase di implementazione dell’ottimizzazione della logistica seguita dall’adozione del WMS di Stesi” dichiara Emanuele Cesari - engineering & consulting manager di Toyota Material Handling, “i primi risultati si sono rivelati subito incoraggianti con la riduzione a 2 dei magazzini principali di ricevimento e partenza del materiale, la razionalizzazione a circa 14 punti di consumo, nonché una gestione molto più accurata e consapevole dei 5.100 articoli movimentati”. Ma il vero, grande risultato è stata la soluzione al problema iniziale: il WMS di Stesi consentirà a Castelfalfi di non dover pensare alla logistica per concentrarsi sulla sua vera mission: coccolare il cliente con un servizio ineccepibile, degno del sogno di extralusso promesso. 

Molti gli ambiti di azione di Toyota e di Stesi che, con la sua piattaforma software integrata Silwa, combina in un unico sistema le funzionalità dei sistemi WMS e MES. Un connubio vincente che unisce la trasversalità di un leader di mercato alla capacità di personalizzazione di un provider altamente specializzato. “Il nostro software proprietario trova applicazione in tantissimi ambiti, dall’alimentare alla meccanica, dalla farmaceutica alla ristorazione” afferma Emilio Collot, sales director di Stesi. “Siamo felici di aver aperto la strada anche nel settore dell’ospitalità alto di gamma, contribuendo a ridurre ulteriormente la distanza tra organizzazione e qualità che, nel caso specifico di Castelfalfi, si traduce in un servizio al cliente di eccellenza. Con questo nuovo impianto vorremmo dare prova che i sistemi per la gestione logistica non sono solo consigliati ad aziende che producono o distribuiscono, ma che trovano vantaggiose applicazioni anche in svariati altri contesti e settori”.